Face au confinement, le digital au service de la compliance

En cette période d’éloignements contraints, nous avons récemment repris contact avec Le Cercle de la Compliance qui avait nominé notre solution GEO dans le cadre de ses Smart Compliance Awards de 2019. Nous souhaitions partager avec eux notre perception de l’impact de cette crise sanitaire, économique et profondément sociétale sur la digitalisation de la compliance.

Jean-Marc Allouët, inventeur de GEO et associé en charge du Pôle Digital de BM&A, s’est entretenu avec Cécilia Fellouse-Guenkel, secrétaire générale du Cercle de la Compliance.

LE CERCLE – Début 2020, le Cercle de la compliance vous avait sélectionné parmi les 3 finalistes du Smart Compliance Awards. Que s’est-il passé depuis pour vous et pour GEO ?

JMA – Avant tout, tous mes vœux de bonne santé aux membres du Cercle. Cette période est compliquée pour tout le monde. Il ne faut surtout pas la subir passivement, il faut s’armer de la pugnacité nécessaire pour mener aujourd’hui les actions qui nous permettrons d’en sortir meilleurs. On peut considérer cette période comme entre parenthèses, et je n’ai jamais vu de parenthèses vides…

Encore merci d’avoir organisé ce concours qui nous a donné l’occasion de nous rencontrer. Nous avions fait de notre mieux pour convaincre de l’utilité de GEO et avons été touchés et confortés par votre intérêt. Il a été particulièrement intéressant de pouvoir dans un premier temps préciser notre argumentaire spécifiquement autour de la compliance et de Sapin II, puis dans un deuxième temps échanger avec le Jury.

En ce qui concerne notre actualité, nous nous étions préparés à ce que la crise actuelle s’accompagne d’un engourdissement de notre activité, il n’en a rien été, bien au contraire. La plupart de nos clients actuels sur ce sujet nous ont demandé de poursuivre voire d’accélérer les missions en cours (investigations, déploiement de moyens de supervision), et parfois d’intégrer de nouveaux critères d’analyses pour accompagner cette crise et ses conséquences futures économiques et organisationnelles.

De plus, toujours depuis le début de cette crise, nous avons reçu plusieurs demandes entrantes de la part de groupes qui souhaitent se doter d’un dispositif comme GEO et nous travaillons donc aussi sur ces nouveaux projets. L’équipe est confinée, mais soudée et bien occupée.

LE CERCLE – Comment expliquez-vous cette accélération ?

JMA – La période difficile que nous traversons amène à reconsidérer parfois en profondeur nos modes de fonctionnement, tant personnels bien évidemment, que professionnels. Les moyens digitaux (visioconférence, partage de documents, télétravail, …) se sont en quelques jours imposés aux plus novices, ou ont pris une place encore plus prédominante pour les initiés. Nous y serions tous progressivement venus, chacun à son rythme, mais la crise actuelle a eu un effet d’accélération instantanée. Le confort et la force des habitudes s’est soudainement effacée devant les contraintes et obligations de cette crise.

D’un point de vue professionnel, télétravail et activités contraintes ou réduites s’accompagnent d’un réordonnancement de nos priorités. Certaines actions ou projets que le quotidien ne laissait pas émerger se voient mis sur le devant de la scène. Il faut utiliser son temps de la façon la plus pertinente possible, dans un objectif d’être encore plus efficace lorsque nous sortirons de cette crise sanitaire et aurons à gérer une crise économique.

Sur notre domaine d’expertise (gouvernance, accompagnement, audit et contrôle comptables et financiers, investigations), GEO permet de mener, à distance, des analyses approfondies sur les indicateurs financiers, sur la qualité des comptabilités, et de disposer d’une capacité de détection de situations atypiques pouvant nécessiter une attention plus particulière. Cette faculté d’intervention à distance s’est naturellement retrouvée propulsée aujourd’hui sur le devant de la scène. Nous étions une « possibilité » et sommes devenus en quelques jours une « nécessité ».

En particulier, les responsables compliance, audit et contrôle internes, ou comptables, avec qui nous travaillons ou échangeons aujourd’hui, n’ont pas reporté les projets de mise en place de GEO, tout au contraire. La possibilité de pouvoir se soustraire aux contraintes du confinement en menant contrôles et investigations à distance est très précieuse.

LE CERCLE – La « faisabilité technique » de mise en œuvre de votre solution est-elle la seule raison à cet accroissement de la demande ?

JMA – Non vous avez raison. La faisabilité technique est certes importante parce que le « faisable » est très recherché aujourd’hui. Mais l’élément le plus important est que non seulement le contexte actuel peut contribuer à réduire les moyens de contrôle interne, mais en plus cette situation d’urgence ouvre naturellement des opportunités pour des fraudeurs et pour la corruption. Montrer que l’on poursuit la mise en œuvre de moyens efficaces de contrôle et d’investigation a un effet dissuasif autant que détectif.

Donc en synthèse, la demande s’accroit parce que le besoin est plus critique, et parce que la solution est réalisable à court termes dans des budgets réduits, ce qui était la raison d’être de la création de GEO.

LE CERCLE – Pouvez-vous nous donner un exemple d’intervention en lien avec la compliance que vous continuez à mener durant cette crise ?

JMA – Nous menons actuellement pour un grand groupe français la mise en place des indicateurs comptables exigés par le pilier 5 de Sapin II. Ce dispositif inclus une analyse comparative des pratiques comptables de très nombreuses de ses filiales, dans plusieurs pays, avec différents logiciels et plans comptables. Les résultats de cette analyse permettront de disposer d’indicateurs précis et comparables d’activité, d’identifier des situations à risque, notamment en termes de fraude ou de corruption potentielle, nécessitant une réaction. Quelques exemples :

• Ecritures impactant des comptes de dépenses jugés sensibles (recommandations AFA)
• Utilisation de la caisse
• Notes de frais
• Ecritures atypiques de ventes
• Ecritures atypiques d’achats
• Tiers atypiques
• Comptes et schémas comptables à risque
• Séparation des tâches
• Avoirs à risque
•  …

Ces trois dernières semaines nous ont permis de collecter pour analyse les flux comptables d’une cinquantaine de filiales de ce groupe. Le module SAPIN II de GEO est ainsi alimenté et les points d’attention sont identifiés.

LE CERCLE – Vous ne travaillez en ce moment que pour les responsables compliance ?

JMA – Non loin de là. Nous avons vocation à apporter une réponse transverse à tout besoin d’exploitation des flux comptables. Par exemple, les équipes d’audit et de contrôle interne de l’un de nos clients étant en ce moment immobilisées physiquement, elles ont été contraintes de réduire fortement leur activité. Prévoyant une importante charge de travail dans un contexte compliqué à l’issue de cette crise, ce client a jugé judicieux de pouvoir consacrer cette période pour mener une analyse de données approfondie qui pourra servir de point d’entrée pour ses missions futures. Deux objectifs principaux :

• Simplifier la mise en œuvre des missions d’audit pour les audités en disposant de nombreuses informations préanalysées,
•  Orienter les missions d’audit et de contrôle sur des sujets précis et déjà identifiés, afin de pouvoir optimiser le temps restant cette année.

Ce qui est très intéressant, c’est que la Direction Compliance a souhaité pouvoir être partie prenante dans ce projet. Nous allons déployons donc conjointement le module « Audit Interne » ET le module « SAPIN II » de GEO, mutualisant ainsi l’effort de collecte et d’analyse de données. Si en plus, nous avons pu ainsi contribuer à fluidifier les échanges entre ces deux Directions, nous en sommes bien évidemment ravis ! Les données ont été collectées depuis le début de la crise, et nous sommes désormais en mesure de donner accès aux alertes sur plus de 80 sociétés de ce groupe, situées dans 7 pays différents.

LE CERCLE – Vos clients peuvent-ils utiliser GEO sans votre expertise ?

JMA – Oui bien sûr ! Idéalement lors des premières analyses nous proposons d’accompagner les utilisateurs de GEO afin de réaliser un transfert de compétence le plus efficace et concret possible. Mais bien évidemment notre équipe d « accounting data-analysts » et d’experts métiers reste aujourd’hui pleinement opérationnelle. Le travail à distance fait partie de notre ADN et GEO a été spécifiquement conçu pour cela.

Donc, nos clients disposent d’un accès en ligne à GEO, mais ils restent toujours libres du mode de fonctionnement :

• nous être confiées,
• être réalisées en commun,
• être réalisées de façon autonome par les utilisateurs internes de GEO (y compris en télétravail).

LE CERCLE – Quel avenir pour GEO ?

JMA – La phase de lancement commercial de GEO s’est très bien passée. Nous avons désormais des clients prêts à témoigner. Et l’écueil de la crise actuelle semble être très surmontable pour ce type de service. Nous sommes donc confiants et enthousiastes.

Nous allons très prochainement constituer un Club d’utilisateurs de GEO pour « phosphorer » ensemble sur de nouvelles analyses et de nouveaux usages. Les modules existants vont bien évidemment évoluer, et nous serions d’ailleurs ravis de pouvoir faire évoluer le module Sapin II avec la participation de membres du Cercle. Nous nous tenons donc à disposition pour faire bouger les lignes ensemble.